email  

 

哈囉~

今天的主題是如何寫一封好的英文E-mail~

在這個E化的時代~無論是應用在外國朋友或是職場上~

這篇不看可惜啦~

 

以下是寫英文E-mail最常發生的問題~

 

問題一:Email 主旨要簡短有力,才會讓人一看就懂?

首先,主旨欄千萬不可以空白,否則可能會導致email被 當成垃圾信件。

再來,若信件內容經雙方一再的往來答覆,內文的討論事項已脫離原主旨,

那麼請務必刪除先前的信件內文,並換上一個新的主旨,

一來是讓收件人更清楚信件內容,二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。

 

而最後,不可將信件所有內容放在信件主旨欄,

那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會 有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難,要記住:

忙碌的商務人士每天收到的email 至少約20 封,

而主管們甚至會收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意,獲得快速回信,

祕訣在於你的email是否下了個好主旨。

 

一個好的email 主旨,

要有三個大原則:條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個email常見的問題,一起來比較錯誤及正確的用法。

 

  • 錯誤一:主旨不夠清楚明白 

Subject: Request(主旨:請求)  v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨:贈品袋的詢價請求)

第一個主旨雖然易讀也與內容相關,但卻一點也不明確。

第二個主旨把Request(請求)更明確化為Quotation Request(詢價請求),

又再進一步加上for Gift Bags(關於贈品袋),雖然還沒看完信件全文,但這主旨已夠明確易讀,

讓收件人只要一眼瞥過,就可以馬上對應到相關資訊和流程,並且快速地回覆這封要求信件。

  • 錯誤二:主旨沒有詳細時間說明 

Subject: Sales Promotion(主旨:促銷活動) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促銷活動)

 第一個主旨雖然比Sales來得明確,但到底是哪種的促銷活動呢?

第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection,幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市,這樣的主旨才能快速帶到重點。

 

 

 

問題二:Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam ?

在寫英文信件時,是否曾對公式化的Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調?

也有人會問Dear翻成中文是「親愛的」的意思,我明明和對方不太熟,這樣稱呼會不會太親暱了呢?

在英文email規則中,Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思,

Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人,亦即我們所謂的「敬啟者」。

我們也可以將Dear解釋為「致~」,例如Dear Alisa 就是致Alisa的信;

當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇,其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字,

例如:Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係,

想較親近一點,你就可以署名Alisa;

若想與對方保持距離,就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。

同樣地,對方也會從中嗅出你的署名密碼,而和你維繫你所預設的雙方關係。

另外,當你收到對方回覆時,觀察對方如何稱呼你,以及如何在信末署名,你就知道下一次寫信時,你也能怎麼稱呼對方。

 

 

 

問題三:Email 的用詞口氣越正式就越專業嗎?

很多人都認為要寫好一封email 就是要使用正式的措辭和口氣,

而且還要公事公辦、就事論事,才能呈現出自己在工作上的專業度。

但,這絕對是個錯誤的大迷思。

英文email 內文的寫作重點是,讓內文如同平常對話的口氣,不打官腔也不咬文嚼字,

所以在一般談話中不會用到的措辭,在email 中也不會出現。

台灣的英語教育總是要求我們在寫作時,要使用看似厲害專業的用字遣詞和片語,

和高階的文法技巧,才能得到令人滿意的高分成績,

但實際上,一封正確適當的email 內容,是要讓人感到一目了然,又可以明確的收到所要傳達的意思。

 

 

 

問題四:Email 的信末問候語用Best Regards 最禮貌?

email 的結尾只有Best Regards 才最得體嗎?

Best Regards 翻成中文,叫做「致上我最高的問候」,是不是感覺有點咬文嚼字?

或許你會有疑問,這句咬文嚼字的問候語,

卻常在商業書信出現,竟然還是大家最熟悉的的問候語?

為什麼它會這麼常見呢?

因為,商業人士的時間永遠不夠用,只想用最快的時間處理一封email,

而這句話因為太常出現,所以容易被大家接受,

商業人士們也不用絞盡腦汁,去想出一句漂亮的信末問候語。

其實當大家都這麼做的時候,不見得代表這就是最好的用法。

下圖是另外幾個常用的信末問候語,都是一些好記又簡單的單字,

可以挑選幾個熟記,在下一次寫信時使用,

收件者一定會感受到你的用心。

從下圖看來,email 結尾語的選用可是一門大學問,信末結尾語的使用必需考量與email收件人的關係和收件人的互動情況。

 

 

問候語  

 

 

 

看完這篇趕快把表格裡面的實用結尾語背起來~

我也要現學現賣~

 

Keep up the good work

掰掰~

 

 參考資料來源: 多益情報誌/商周 http://www.businessweekly.com.tw/blog/article.php?id=2010&p=4

 

 

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